MREF (Maximo Real Estate and Facilities Management) : répondre aux enjeux de la gestion des actifs immobiliers
La gestion de l’immobilier d’entreprise est aujourd’hui au cœur des transformations des organisations. Entre optimisation des coûts, évolution des modes de travail et exigences environnementales, les directions immobilières doivent piloter un patrimoine de plus en plus complexe.
Dans ce contexte, les entreprises ont besoin de disposer d’une vision globale et fiable de leurs actifs immobiliers afin de mieux piloter leurs bâtiments, leurs espaces et leurs équipements.
Chez IENA, nous accompagnons les organisations dans la modernisation de leur patrimoine immobilier et de leurs espaces de travail grâce à des solutions IWMS comme MREF (ex-TRIRIGA). Dans un contexte de transformation (flex office, enjeux ESG, pression sur les coûts), nous aidons les entreprises à structurer et centraliser leurs données immobilières, leurs processus et leurs outils pour passer à un pilotage fiable et performant de leur gestion des actifs immobiliers.
Pourquoi structurer la gestion de ses actifs immobiliers ?
La gestion des actifs immobiliers représente un enjeu stratégique pour les organisations, à la
croisée de plusieurs problématiques métier :
- Maîtrise des contrats de location et de leur comptabilité
- Amélioration de l’expérience collaborateur sur le lieu de travail
- Maintenance préventive et corrective plus efficace
- Pilotage sécurisé des projets d’investissement
- Réduction des coûts énergétiques et des émissions de CO₂
Au-delà de ces enjeux, la difficulté réside souvent dans la dispersion des données : informations techniques, financières et opérationnelles sont réparties dans différents outils, limitant la visibilité et la capacité de décision.
Disposer d’un référentiel unique permet de mieux structurer le pilotage du patrimoine immobilier et d’en améliorer la performance globale.
Qu’est-ce que le suivi des actifs immobiliers ?
Le suivi des actifs immobiliers consiste à centraliser et piloter l’ensemble des informations liées aux biens immobiliers et aux équipements qui composent un patrimoine :
- Bâtiments et surfaces
- Baux et contrats
- Installations techniques et équipements
- Données de maintenance et performance
Cette approche permet de disposer d’une vision précise et actualisée de l’état, de l’utilisation et de la performance des actifs tout au long de leur cycle de vie.
En structurant ces données et en facilitant leur mise à jour, les organisations améliorent la traçabilité des informations et renforcent leur capacité à piloter efficacement leur patrimoine immobilier.
Pourquoi le suivi des actifs immobiliers est devenu stratégique ?
Dans un contexte de transformation des modes de travail, de pression sur les coûts immobiliers et d’exigences croissantes en matière de performance énergétique et de reporting ESG, le suivi des actifs immobiliers est devenu un levier clé de pilotage.
Disposer d’une vision fiable et consolidée du patrimoine permet de :
- mieux anticiper les investissements
- optimiser l’utilisation des espaces
- maîtriser les coûts d’exploitation
- garantir la conformité réglementaire
La donnée devient ainsi un élément central pour les directions immobilières et financières, qui peuvent prendre des décisions plus éclairées et inscrire la gestion immobilière dans une logique de performance durable.
Notre approche IENA
Nous ne faisons pas que déployer un outil : nous vous accompagnons de bout en bout pour moderniser votre gestion des actifs immobiliers :
1. Cadrage & conseil
- Analyse des enjeux métiers
- Définition de votre modèle de données immobilières
- Alignement des parties prenantes (immobilier, finance, workplace, IT)
2. Intégration de MREF (ex-TRIRIGA)
- Déploiement de la solution IWMS
- Paramétrage adapté à votre organisation
- Intégration avec votre SI existant
3. Structuration des données
- Création d’un référentiel immobilier unique
- Fiabilisation et gouvernance des données
4. Transformation des processus
- Standardisation et automatisation des workflows
- Mise en place d’indicateurs de pilotage
5. Accompagnement dans la durée
- Conduite du changement et formation des utilisateurs
- Amélioration continue
Une solution IWMS complète en 5 modules
Gestion des baux commerciaux
Centralisez et suivez tous vos contrats de location pour éviter les risques financiers et juridiques.
Gestion et planification des espaces
Optimisez l’occupation et la réservation des espaces de travail pour un meilleur rendement.
Maintenance des actifs
Planifiez et suivez vos interventions de maintenance préventive et corrective.
Gestion des investissements
Contrôlez vos budgets, délais et risques pour maximiser le retour sur investissement.
Durabilité énergétique
Réduisez vos consommations d’énergie et suivez vos indicateurs environnementaux.
Gestion des portefeuilles immobiliers tout au long de leur cycle de vie avec MREF
Ce schéma illustre le cycle de vie intégré de la gestion immobilière et de l’espace de travail au sein d’une solution IWMS (Integrated Workplace Management System). Il met en évidence les étapes successives, de l’acquisition à l’élimination, en passant par l’utilisation et l’optimisation des actifs immobiliers, tout en intégrant les objectifs de durabilité.
- Intégration
- Acquérir : gérer efficacement les portefeuilles immobiliers.
- Aménagement : prioriser et exécuter les projets d’investissement.
- Utiliser
- Remplir les données du portefeuille : maintenir un système fiable d’enregistrement des données critiques.
- Administrer l’immobilier : automatiser la gestion du portefeuille et des baux.
- Expérience : optimiser l’usage de l’espace, le taux d’occupation et la qualité de l’expérience sur le lieu de travail.
- Maintenir : assurer la gestion des ordres de maintenance et des services associés.
- Élimination
- Disposer : gérer l’élimination, l’assainissement et la remise en état des sites en fin de cycle.
L’ensemble de ces processus vise à opérationnaliser les objectifs de durabilité, en garantissant une gestion cohérente et responsable de l’immobilier sur toute sa durée de vie.
Cette approche globale transforme la gestion immobilière en véritable levier de performance et de décision stratégique.
Une approche adaptée aux différents métiers
La gestion des actifs immobiliers implique de nombreux acteurs au sein de l’entreprise, chacun avec ses propres enjeux :
- Directions immobilières : pilotage stratégique et vision consolidée du portefeuille
- Directions financières : maîtrise des engagements et planification budgétaire
- Workplace managers : optimisation des espaces et amélioration de l’expérience collaborateur
- Directions des opérations : gestion des bâtiments et efficacité opérationnelle
IENA aligne les métiers autour d’une donnée commune pour une gestion efficace des actifs immobiliers.
Des résultats concrets pour les organisations
La structuration de la gestion immobilière et du suivi des actifs permet d’obtenir des bénéfices tangibles :
- Réduction des coûts immobiliers
- Meilleure visibilité sur le portefeuille immobilier
- Optimisation de l’occupation des surfaces
- Automatisation des processus
- Prise de décision basée sur la donnée
- Contribution aux objectifs environnementaux et énergétiques
Ces résultats traduisent une évolution vers une gestion plus proactive et plus stratégique du patrimoine immobilier.
La gestion immobilière à l’ère de la donnée, de l’IA et de l’IoT
Les nouvelles technologies transforment en profondeur la gestion des actifs immobiliers.
L’analyse des données, l’intelligence artificielle et les capteurs IoT permettent notamment de :
- détecter et prévenir les anomalies
- analyser les usages des espaces
- anticiper les besoins de maintenance
- optimiser les investissements
Ces innovations renforcent la capacité des organisations à piloter leur patrimoine de manière plus fine, plus réactive et plus prédictive.
Vers une gestion immobilière plus stratégique
La gestion des actifs immobiliers évolue vers un rôle de plus en plus stratégique au sein des organisations.
En structurant les données, en décloisonnant les processus et en s’appuyant sur des outils adaptés comme les solutions IWMS, les entreprises peuvent transformer leur immobilier en véritable levier de performance.
MREF s’inscrit dans cette dynamique en accompagnant les organisations dans la
modernisation et l’optimisation de la gestion de leur patrimoine immobilier.
Passez à l’action
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