Tout ce qu’il faut savoir avant de créer un rapport PAfE

Tout ce qu’il faut savoir avant de créer un rapport PAfE

IBM Planning Analytics for Excel (PAfE) est un add-in Excel proposé par IBM qui vous permet de consulter ou saisir vos données stockées sur une instance multidimensionnelle IBM Planning Analytics à partir d’un classeur Excel.

Grâce à son interface intuitive, il est possible de personnaliser vos rapports pour qu’ils répondent au mieux à un besoin d’exploration de données ou constitution d’un reporting spécifique.

 

Rapport PAfE par IENA

Comment choisir le rapport à utiliser

Exploration : Navigation dans les cubes pour une consultation ponctuelle (Peut également être utilisée pour initialiser un autre type de rapports)

Rapport Rapide : Restitution des données Planning Analytics sans connaissance des formules spécifiques Planning Analytics

Rapport Universel : Fonctionnalités identiques au rapport rapide avec une actualisation des lignes et des colonnes en fonctions des requêtes ou d’un sous ensemble

Rapport Personnalisé : Construction avancée de restitution avec formules dédiés Planning Analytics

Rapport Dynamique : Fonctionnalités identiques au rapport personnalisé avec une actualisation des lignes du rapport en fonction d’une requête ou d’un sous ensemble

Vous trouverez ci-dessous une synthèse des distinctions entre les différentes fonctionnalités proposées par les différents modes de consultation / saisie :

 

Type Rapport Type Utilisation Edition Personnalisation de la mise en forme Formules TM1/PA Modification de données Consultable sous Workspace Utilisation des hiérarchie
Exploration Navigation Facile Non applicable Validation nécessaire X
Rapport Rapide Saisie/

Reporting

Facile + Validation nécessaire X
Rapport universel Saisie/

Reporting

Avancé ++ X Validation nécessaire X X
Rapport Personnalisé Saisie/

Reporting

Avancé +++ X Actualisation directe X
Rapport Dynamique Saisie/

Reporting

Avancé +++ X Actualisation directe X

Bonnes pratiques pour la mise en place des variables du rapports

Une fois le type de rapport identifié, place au paramétrage. Les variables de votre rapport sont indispensables au bon fonctionnement de ce dernier. Elles sont souvent positionnées dans une zone d’administration qui sera ensuite masquée pour une meilleure lisibilité du rapport.

Afin de simplifier la maintenance de votre rapport PAfE nous vous préconisons de respecter quelques bonnes pratiques dans la mise en place de cette zone d’administration de votre rapport :

  • La définition du nom du serveur : Elle permet au rapport de se connecter à la base définie dans la cellule. Il est conseillé de nommer la cellule portant le nom de cette base par “SERVEUR” et de faire ensuite référence à cette zone nommée à chaque appel du nom de la base. Ainsi, si votre rapport est ouvert dans un autre environnement (Développement / Recette / Production), seule une mise à jour de la cellule “SERVEUR” est requise pour que toutes les références à la base de données soient mises à jour dans le rapport. Il est également possible d’utiliser directement dans cette cellule la fonction TM1PRIMARYDBNAME() qui récupérera automatiquement le nom de la base de données à laquelle vous êtes connecté.
  • Appel des cubes, des dimensions et des processus (et leur paramètres), des sous ensemble et des applications : L’exemple suivant peux vous servir de base pour créer cette zone administrative.

tableau PAfE

Comment optimiser son rapport PAfE ?

Afin de rendre l’utilisation de votre rapport le plus fluide possible et éviter des problématiques de performance lors de son utilisation, il est recommandé de suivre les préconisations suivantes :

  • Les explorations peuvent être enregistrées sous forme de vue pour être réutilisées (éviter l’enregistrement des classeurs avec une exploration).
  • Centraliser les rapports partagés sur l’instance via l’utilisation de la publication pour faciliter l’accès
  • Supprimer les fonctions SUBNM si aucune sélection utilisateur ne doit être apportée, les fonctions SUBNM doivent faire référence à un sous ensemble qui facilitera la sélection de l’utilisateur à l’aide d’une liste déroulante.
  • Les feuilles masquées (et non utilisées) dans votre fichier doivent être supprimées (Exemple : {AR01}).
  • Suppression des lignes et colonnes vides.
  • Les références Excel (« Zones nommées » dans le gestionnaire de nom) non utilisées peuvent être supprimées
  • Mettre en place un système de versioning pour suivre les évolutions des différents rapports.

Enfin, pour plus d’information sur les différentes fonctions proposées par IBM Planning Analytics for Excel vous pouvez consulter la documentation IBM

En résumé, IBM Planning Analytics for Excel facilite l’accès aux données et la constitution de restitutions connectées à vos environnements Planning Analytics. En suivant ces conseils, vous pourrez créer des rapports efficaces et tirer le meilleur parti de toutes les fonctionnalités proposées par PAfE.



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